Handleiding : Hoe een offerte maken voor de klant

Van zodra een klant een opdracht ingeeft op onze website, lezen wij die kort na en publiceren wij die onmiddellijk in onze job lijst . Vervolgens sturen we u een mail indien u in aanmerking komt voor de job . Indien u teveel berichten krijgt, laat het ons weten.

In de mail geven we aan of we het adres van de klant hebben geverifieerd. Deze verificatie betekent dat we het adres op het internet opzoeken. Indien het adres terug te vinden is, dan beschouwen we het adres als geverifieerd. Indien we het adres niet kunnen verifiëren wil dit evenwel niet zeggen dat het door de klant opgegeven adres niet correct is.

De offerte aanvraag is aan u gericht als persoon. Het is belangrijk dat de klant weet met wie hij werkt. Het is dus niet de bedoeling dat u het werk uitbesteedt.

Om kans te maken is het belangrijk om snel te reageren. U kan binnen de 30 seconden nadat u een job voorstel heeft gekregen een offerte versturen. Hiervoor heeft u een curriculum vitae nodig.

Als u de geldigheidsduur van een offerte opgeeft moet u goed op de einddatum letten. De einddatum is de datum waarop de opdracht dient klaar te zijn. In principe voor middernacht.

U dient zelf met weekends of vakantiedagen rekening te houden. Indien een opdracht bijvoorbeeld binnen de 14 dagen dient afgewerkt te worden en u heeft zelf 5 dagen nodig om de opdracht uit te voeren dan neemt u best een maximum geldigheidsduur van 7 dagen.

Heeft u veel werk en heeft u reeds meerdere offertes lopen kies dan voor een korte geldigheidsduur.

Is het een grotere opdracht dan kan u beter een langere geldigheidsduur kiezen, daar de klant meerdere offertes zal afwachten en u waarschijnlijk extra vragen zal willen stellen.

U heeft de keuze om een tarief / prijs per woord, een tarief / prijs per regel of een vast tarief / prijs op te geven. Op ywwy.be bestaat een regel uit 60 tekens, spaties inbegrepen. Het aantal regels of woorden wordt geteld in de vertaalde of geschreven tekst niet in de brontekst. Deze definitie wordt duidelijk aan de klant gecommuniceerd.

Een vast tarief kan interessant zijn wanneer u duidelijk weet welk document u moet vertalen . Bijvoorbeeld de beëdigde vertaling van een rijbewijs. Het vast tarief slaat enkel op het schrijven of vertalen . Vermeld in het commentaar veld wat de eventuele extra’s zijn zoals kosten voor levering of legalisering.

In het commentaar veld kan u ook algemene voorwaarden of betalingsmodaliteiten noteren.

Lees goed uw offerte na, want u zal deze niet meer kunnen wijzigen. Indien u een belangrijke fout heeft gemaakt stuur dan een mail naar info@ywwy.be en we zullen nakijken of we het kunnen oplossen.

Eens u een offerte heeft gemaakt wordt de klant dadelijk automatisch per mail op de hoogte gebracht. De klant kan samen met uw offerte uw curriculum vitae opvragen. Vanaf 10 evaluaties geven wij ook uw gemiddelde score weer voor spelling, stijl en het respecteren van de deadline. Het spreekt voor zich dat een score een belangrijke beslissingsfactor is.

De klant kan nu uw offerte aanvaarden, weigeren ofwel negeren. In de eerste twee gevallen sturen wij u dadelijk een mail. In het laatste geval zullen wij uw offerte afsluiten eens die zijn vervaldatum heeft bereikt.

• De offerte en de verstuurde berichten vormen één geheel. Afzonderlijke mails of telefonische afspraken horen daar niet bij.
• De klant zal uw werk kunnen evalueren waardoor uw toekomstige offertes een score zullen hebben.
• Mondelinge afspraken kunnen verkeerd begrepen of vergeten worden.
• Het is gewoon handiger en u zal heel wat tijd besparen